El Institute for Healthcare Improvementde los Estados Unidos, en alianza con HRET (Health Research & Educational Trust) y con la AHRQ (Agency for Healthcare Research and Quality) han desarrollado una herramienta para facilitar reuniones diarias, muy cortas en donde se discuten temas pertinentes a la seguridad de los pacientes, buscando impactar en la calidad de la atención médica.

El uso de esta herramienta favorece a que la seguridad de los pacientes sea compromiso de todos y que se atienda de forma habitual y natural por los prestadores de servicios de salud.

Estas reuniones deben de ser cortas, menos de 10 minutos, en donde los asistentes permanezcan de pie, que se realicen antes de iniciar las actividades.

La siguiente tabla ejemplifica los beneficios de estas reuniones y que tan frecuentemente ocurrirán.

Beneficio de la reunión	Frecuencia
Incluir al equipo para pensar y hablar de atención estandarizada.	Se espera que suceda todos los días.
Actualizar al equipo sobre iniciativas de calidad o seguridad específicas que afectan el trabajo diario.	Se espera que suceda al menos una vez por semana.
Reconocer problemas en la atención estandarizada que pueden ser atendidos entrenando, usando herramientas de revisión y siendo metódicos.	Se espera que suceda al menos una vez por semana.
Identificar problemas que requieren escalarse a un nivel mayor de dirección para ser resueltos.	Se espera que suceda menos de una vez por semana.

La siguiente tabla presenta pasos importantes para tener reuniones exitosas, y ofrece consejos en como dirigir las reuniones de forma eficiente, además de explicar por que son útiles. El líder de la reunión puede seguir estos consejos para fomentar que el equipo siga el trabajo estandarizado.

Paso Importante (Qué)	Puntos Clave (Cómo)	Racional (Por qué)
Iniciar la reunión a la hora asignada.	·       Elegir una hora consistente para las reuniones (p.ej. 15 minutos antes de la primera cirugía). ·       Asegurarse que todos permanezcan de pie.	·       La consistencia ayuda a que la gente planee su trabajo y asista a tiempo. ·       El permanecer de pie favorece a que la reunión sea más rápida.
Publique la agenda en el tablero de gestión visual.	·       Apunte a la agenda; no la lea.	·       Le da al equipo práctica con información visual y hace que se familiaricen con la agenda estándar de las reuniones.
Invite a cada uno de los asistentes a compartir una preocupación o un éxito del día previo; todos los demás escuchan	·       Tener un método para que todos participen (p.ej. ir en sentido de las manecillas del reloj). ·       Pase un “objeto que de la palabra” a cada persona cuando sea su turno de hablar. ·       Anote problemas a los que haya que dar seguimiento.	·       Un método constante en el orden de la palabra evita tener que ordenarlo siempre lo que quita tiempo. ·       Los “objetos que dan la palabra” favorecer a que los demás escuchen. ·       Las reuniones son para identificar problemas, no para resolverlos.
Revise los pacientes del día	·       Identifique pacientes que pueden tener problemas en cuanto a calidad o seguridad. ·       Enliste los pacientes en el tablero de gestión visual para hacer este paso más eficiente (adhiriéndose a guías de protección de datos personales).	·       La meta es estar preparados para pacientes que tengan potenciales problemas de calidad o seguridad y mantener las reuniones cortas. La información visual es más fácil de asimilar que la verbal.
Cierre la reunión con anuncios, cambios en programación u otros mensajes	·       Agradezca al equipo y diga “La reunión ha finalizado”.	·       La amabilidad promueve el respeto, y una frase de cierre da una señal clara para que le personal siga con su siguiente tarea.

El implementar estas reuniones suena muy sencillo, pero muchas veces requiere ir perfeccionando los procesos, como cualquier otra técnica de mejora, por lo que se sugiere diseñar ciclos de Planear-Hacer-Verificar-Actuar para obtener mejores resultados, así como escuchar a los miembros del equipo en planes de mejora, haciendo Gráficas Plus-Delta para afinar los detalles.

Ejemplo de agenda de reunión con instrucciones.

Los equipos pueden adaptar estas opciones a sus necesidades.

1)    Preocupaciones y éxitos de seguridad y calidad en el día anterior.

• El líder de la reunión invita a los participantes a que compartan preocupaciones relacionadas a la calidad y seguridad, esto incluye fallos en listas de verificación u otras herramientas de calidad.
• La persona que haya sido designada para tomar notas, anota las preocupaciones que se presenten y que necesiten seguimiento en el tablero de gestión visual, y el equipo los va tachando según se vayan resolviendo durante el día.
• Si el supervisor observó el trabajo estandarizado el día previo, brinda retroalimentación de lo que salió bien y lo que se pueda mejorar.

2)    Problemas posibles en calidad y seguridad para la programación del día.

• Una persona revisa los pacientes del día, identificando posibles problemas y los planes para atenderlos. Esto es más rápido si existe una lista de pacientes y de potenciales problemas en el tablero de gestión visual. (Siempre cumpliendo políticas de protección de datos personales).
• El personal menciona cualquier problema con equipo o habitaciones que puedan afectar la calidad o la seguridad.

3)    Revisión de seguimiento a problemas

• Se dan avances de los problemas que habían sido previamente identificados y que se les da seguimiento en el tablero de gestión visual.

4)    Comentarios en otros problemas de seguridad o calidad.

• El líder de la reunión invita al equipo a comentar cualquier otro problema que pudiera afectar la seguridad o calidad el día de hoy.

5)    Anuncios.

• Cierre con anuncios importantes y cambios en la programación. Puede ahorrar tiempo si los anuncios están publicados en el tablero de gestión visual, así el supervisor puede solo indicar al personal que deben leer los anuncios.

Dr. Bernardo Rea Ruavova **
Administrador de riesgos clínicos
Grupo Mexicano de Seguros

** Médico General.

Grupo Mexicano de Seguros S.A de C.V. se reserva el derecho de la información, imágenes, colores, diseño y logotipos utilizados en el presente boletín, por estar protegidos por los derechos de autor correspondientes, por los que se encuentra prohibida su utilización para fines distintos de los propuestos en el boletín.